Một số lưu ý khi thay đổi Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Vừa qua Poco Team có xử lý một yêu cầu dịch vụ thay đổi Giám đốc, Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Thông thường, đây là một nghiệp vụ đơn giản. Tuy nhiên, trong bối cảnh Công ty có hoạt động kinh doanh bận rộn hoặc đang tham gia đấu thầu nhiều gói thầu quan trọng thì việc thay đổi Giám đốc, Người đại diện theo pháp luật là một lát cắt pháp lý cần được tiến hành cẩn trọng.

Trường hợp Công ty có một người là Giám đốc, Người đại diện theo pháp luật và Công ty dự kiến thay thế người này bằng một người mới, Công ty cần chú ý các điểm sau đây:

• Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật Công ty cần thực hiện thủ tục sửa đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính;

• Công ty cần lưu ý xem xét việc thay đổi người đại diện theo pháp luật có làm thay đổi điều lệ Công ty hay không để xác định thẩm quyền quyết định việc thay đổi người đại diện và sửa đổi điều lệ (nếu có;

• Theo quy định của luật doanh nghiệp, thời gian Phòng đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày Công ty nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ gửi email thông báo hồ sơ hợp lệ và email thông báo cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho Công ty. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới của Công ty được cấp và có hiệu lực kể từ ngày Phòng đăng ký kinh doanh gửi email thông báo. Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới sẽ được Phòng đăng ký kinh doanh gửi cho Công ty qua bưu điện. Thời gian bưu điện chuyển hồ sơ cho Công ty là từ 3-5 ngày làm việc sau khi hồ sơ hợp lệ;

• Trong trường hợp này, mặc dù Công ty chưa nhận được Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng ngay sau khi Phòng đăng ký kinh doanh gửi email thông báo về việc cấp Giấy chứng nhận doanh nghiệp mới cho Công ty thì Người đại diện theo pháp luật mới có thẩm quyền đại diện Công ty ký các hồ sơ, tài liệu, hợp đồng … với khách hàng, đối tác và cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Công ty cần lưu ý điều này để tránh rủi ro Người đại diện theo pháp luật cũ vẫn ký hồ sơ, tài liệu, hợp đồng … dẫn tới việc ký trái thẩm quyền, hợp đồng vô hiệu… Đặc biệt là các doanh nghiệp tham gia vào các hoạt động kinh doanh như hoạt động đấu thầu, cần liên tục cập nhật thông tin khi thực hiện thủ tục này để tránh các rủi ro nêu trên.

Để hạn chế các rủi ro phát sinh từ quá trình thay đổi Giám đốc, Người đại diện theo pháp luật, Pocoteam đã thực hiện các giải pháp sau:

• Rà soát, tư vấn về thủ tục nội bộ thay đổi Người đại diện theo pháp luật;

• Đưa ra Timeline cụ thể để thực hiện thủ tục này để Khách hàng có kế hoạch thực hiện phù hợp;

• Tư vấn lựa chọn thời điểm thay đổi người đại diện theo pháp luật phù hợp với hoạt động kinh doanh, các đợt nộp hồ sơ đấu thầu, ký hợp đồng .. của Công ty;

• Soạn thảo tốt Hồ sơ thủ tục để không bị cơ quan nhà nước trả về, yêu cầu sửa đổi.

• Thực hiện dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật theo Timeline đã thống nhất với Khách Hàng;

• Phối hợp với cơ quan đăng ký kinh doanh, bưu điện để giúp khách hàng nhận Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và bàn giao kịp thời cho Khách Hàng.

Sau khi thực hiện xong thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật tại cơ quan Đăng ký kinh doanh, Công ty cần lưu ý các điểm sau:

• Công ty cần đăng ký lại thông tin, chữ ký người đại diện theo pháp luật mới tại Ngân hàng bởi các thông tin, chữ ký của người đại diện pháp luật cũ chắc chắn vẫn còn trên hệ thống của ngân hàng;

• Đối với doanh nghiệp hoạt động có giấy phép con sau thành lập như: Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, giấy phép kinh doanh dịch vụ vận tải, giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự …thì phải thực hiện thủ tục thay đổi các loại giấy phép này vì trên giấy phép có chứa thông tin về người đại diện theo pháp luật cũ;

• Cần thông báo với khách hàng, đối tác,… về việc thay đổi đại diện theo pháp luật của Công ty để họ nắm bắt kịp thời.

• Trường hợp công ty đang thực hiện các thủ tục hành chính, Công ty cần nhanh chóng thông báo và cập nhật Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho cơ quan cấp phép.

Trên đây là một số kinh nghiệm của chúng tôi liên quan tới việc thay đổi Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ

Nếu cần tư vấn/ trợ giúp pháp lý các vấn đề pháp luật thì hãy liên hệ ngay tới bà Phạm Thị Phương Anh – Luật sư Đoàn luật sư TP. Hà Nội  theo số điện thoại  0981410889 để nhanh chóng nhận được sự tư vấn, hỗ trợ và giải quyết vụ việc.

Bài viết này được viết bởi Phạm Thị Phương Anh.